Promocyjny niezbędnik małej kancelarii

Zwiększenie rozpoznawalności i budowanie marki to najskuteczniejszy sposób na promocję małej kancelarii. Świadczenie usług wysokiej jakości to nie jedyny warunek sukcesu – klient musi się dowiedzieć o istnieniu biura i korzyściach ze współpracy. Rolą doradcy jest wyjście z ofertą do klienta, aby w razie potrzeby skorzystał z jego usług.

Kluczowe warunki skutecznej promocji to:

1. Zdefiniowanie niepowtarzalnego profilu swojej kancelarii.


2. Zbudowanie marki, czyli stworzenie wyrazistego, jednolitego obrazu kancelarii.


3. Konsekwentne, wielokanałowe i długofalowe rozpowszechnianie marki na rynku.

Wszystkie te działania służą zwiększeniu widoczności biura, wyróżnieniu się na tle konkurencji i utrwalaniu w świadomości potencjalnych klientów informacji o kancelarii.

Warunkiem rozpoczęcia działań promocyjnych jest zdefiniowanie i zbudowanie unikalnego obrazu firmy. Chodzi tu p pewne niepowtarzalne, właściwe tylko dla danej firmy charakterystyczne cechy, które zostaną przedstawione za pomocą czytelnych dla klienta symboli. Klienci nie potrafią ocenić jakości usług, w tym zakresie bazują przede wszystkim na rekomendacjach. To co widzą i mogą ocenić w kontakcie z biurem, to wszystkie elementy namacalne, takie jak wygląd biura, dokumenty, maile, foldery, a także obsługa – czyli zachowanie (traktowanie ich) przez szefa i pracowników biura.

W każdej formie komunikacji wychodzącej z kancelarii powinien być wyraźnie widoczny niepowtarzalny, charakterystyczny profil firmy. Budowanie marki polega właśnie na stworzeniu i utrwalaniu takiego obrazu wśród potencjalnych klientów.

W przypadku kancelarii działających na rynku od dłuższego czasu rozpowszechniane będzie dotychczasowe logo, nazwa i barwy firmowe. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby odświeżyć wizerunek, oczywiście bez rewolucyjnych zmian, które mogłyby zaszkodzić wieloletniemu umacnianiu się pozycji kancelarii na rynku.

Każda, nawet najmniejsza kancelaria podatkowa, powinna posługiwać się systemem identyfikacji wizualnej. Nie musi on być rozbudowany – wystarczy, że będzie składał się z elementów, które są wykorzystywane w codziennej pracy biura. Fundamentem systemu jest logo – czyli znak + nazwa kancelarii oraz barwy firmowe. Firmowa księga identyfikacji wizualnej powinna opisywać w jaki sposób i na jakich zasadach ma być wykorzystywane te elementy we wszelkich formach komunikacji pisemnej (graficznej) wychodzącej z kancelarii. Chodzi tu przede wszystkim o druki firmowe (papier firmowy, koperty, wizytówki, faktury i rachunki itp.), materiały promocyjne w wersji papierowej (informacyjne i reklamowe – np. ulotki, foldery, oferty itp.), a także środki komunikacji elektronicznej – przede wszystkim strona internetowa i e-maile. W księdze identyfikacji wizualnej nie powinno zabraknąć zasad wykorzystania logo i barw firmowych na tablicach zewnętrznych (szyldach) oraz oznaczeniach wykorzystywanych wewnątrz biura (tabliczki na drzwiach) oraz tablicach reklamowych. Dodatkowo w księdze można przewidzieć wzory kalendarzy, gadżetów firmowych czy kartek okolicznościowych.

Strona internetowa to dzisiaj niezbędny element budowania wizerunku i informowania otoczenia o swojej ofercie, a także sposób na uwiarygodnienie firmy. Nawet jeśli nie chcemy, aby strona miała nadmiernie rozbudowaną strukturę i zależy nam jedynie na przedstawieniu podstawowych informacji, koniecznie trzeba dobrze przemyśleć i zaplanować jej treść, a stronę graficzną dostosować do księgi wizualizacji.

W przypadku usług niematerialnych klient szuka pomocy fachowca dopiero wtedy, gdy pojawi się taka potrzeba – założy firmę, ma problemy z urzędem skarbowym albo chce zrezygnować z dotychczasowego usługodawcy. Dlatego tak ważne jest, aby bycie widocznym.

Wyraźne, widocznie i konkretnie sformułowany zakres usług to – obok lokalizacji – najważniejsze cechy jakie powinien posiadać szyld lub tablica reklamowa kancelarii.

Aby uzyskać efekt – „już gdzieś słyszałem o tej kancelarii” warto rozważyć ogłoszenia w lokalnej prasie. Jest wiele tytułów, w których można wykupić ogłoszenie, dostosowując budżet kampanii do swoich możliwości finansowych. Można także zaprezentować się w lokalnych portalach internetowych publikując porady lub artykuły eksperckie o tematyce podatkowej.

Choć ulotka bywa uważana za archaiczny sposób promocji, to może być skuteczna pod warunkiem, że będzie rozpowszechniana w zaplanowany sposób, a jej treść zostanie dostosowana do grupy docelowej, do której chcemy dotrzeć.

W rozmowach z klientami bardzo przydatne są foldery informacyjne. Nawet w prostej, kilkustronicowej publikacji z logo kancelarii można zawrzeć najważniejsze informacje o firmie zakresie świadczonych usług. Takie materiały zwiększają jej wiarygodność i stanowią namacalny dowód posiadanych kompetencji.

Wszystkie opisane wyżej elementy stosowane konsekwentne w dłuższej perspektywie czasu, za pomocą różnych środków komunikacji przyczyniają się do zwiększenia rozpoznawalności kancelarii. A od tego już tylko krok do pozyskania nowych zleceń.

Nowy rok to dobra chwila na wprowadzanie zmian. Ale jeśli naprawdę chcemy działać i wiemy co robić – odpowiedni jest każdy moment, dlatego najlepiej zacząć już teraz!

Jeśli potrzebują Państwo pomocy w zaprojektowaniu lub/i wdrożeniu działań promocyjnych opisanych w tym artykule – zapraszam do kontaktu!

Promocyjny niezbędnik małej kancelarii