środa, 23 maja 2018

RODO – najważniejsze obowiązki małych firm

Już jutro, tj. 25 maja, wszyscy przedsiębiorcy, którzy w jakikolwiek sposób zajmują się danymi osobowymi muszą dostosować się do RODO. Podajemy link do oficjalnych materiałów: przewodników i instrukcji w tej sprawie skierowanych do małych i średnich firm.


Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało wiele przydatnych materiałów dotyczących rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Zachęcamy do zapoznania się z nimi i skorzystania z zawartych tam wskazówek jak wdrożyć w firmie nowe przepisy.


Link: https://www.gov.pl/cyfryzacja/rodo-informator


W przeddzień wejścia w życie rozporządzenia przekazujemy 7 przykazań RODO dla przedsiębiorcy:


  1. Oceń ryzyko naruszenia zasad ochrony danych i zminimalizuj je, wybierając odpowiednie sposoby. Sam zdecyduj jakie.

  2. Jeśli przetwarzanie danych osobowych stanowi istotę Twojej działalności, powołaj inspektora ochrony danych osobowych. Inspektor będzie pośrednikiem pomiędzy Twoją firmą a urzędem, a także między Tobą a osobami, których dane przetwarzasz.

  3. Działaj tak, żebyś zawsze mógł wykazać, że oceniłeś ryzyko i świadomie wdrożyłeś zabezpieczenia minimalizujące to ryzyko.

  4. Nie zbieraj więcej danych niż jest to potrzebne do realizacji i Twojego celu, nie zbieraj ich „na zapas” ani „na przyszłość”.

  5. Zgłaszaj naruszenia do Prezesa UODO (Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w ciągu 72 h od jego wykrycia oraz poinformuj osoby, których dane wyciekły. To Twój obowiązek, a zgłoszenie nie jest równoznaczne z karą! Nie zgłaszając bardziej się na nią narazisz.

  6. Przygotuj się na żądania osób, których dane dotyczą. Na przykład na prawo do przeniesienia danych albo otrzymania ich kopii.

  7. Informuj osoby, których dane przetwarzasz o celu, w którym to robisz. Informuj o profilowaniu – jeśli Cię to dotyczy – i o tym skąd wziąłeś dane.


RODO – najważniejsze obowiązki małych firm

Wystawianie faktur na podstawie paragonów po 1 lipca br.

Nowe obowiązki w zakresie kas fiskalnych – zwłaszcza te, które wchodzą w życie od 1 lipca br. – budzą wiele wątpliwości. Część z nich rozwiewa resort finansów uspokajając jednocześnie, że przedsiębiorcy nie będą zmuszeni do szybkiej wymiany kas, bo przepisy będą wchodzić w życie etapami.


Projektowane przepisy mają na celu uszczelnienie systemu podatku od towarów i usług oraz zapewnienie większej stabilności wpływów z tytułu VAT i są związane ze znacznymi nadużyciami w zakresie wystawiania faktur, które nie mają odzwierciedlenia w istniejącym stanie faktycznym. Chodzi o wystawianie tzw. „pustych faktur” do paragonów fiskalnych, głównie w branży paliwowej oraz budowlanej.

Od 1 lipca br. w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP (a więc w praktyce dla przedsiębiorcy), wystawić można tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących paragon fiskalny powinien zawierać m. in. numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy. W związku z tym, że nie wszystkie obecnie funkcjonujące na rynku kasy rejestrujące posiadają możliwość umieszczenia na paragonie NIP nabywcy, obowiązek wystawiania faktur w oparciu o paragony na rzecz nabywców posługujących się takim numerem będzie ograniczone do tej grupy kas, które posiadają tę funkcjonalność. Sprzedaż na rzecz przedsiębiorcy powinna być dokumentowana fakturą, a nie paragonem. Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, że już dziś w ustawie o VAT istnieją przepisy, które pozwalają na wystawianie faktur uproszczonych, czyli paragonów fiskalnych z numerem NIP nabywcy przy transakcjach do kwoty 450 zł – w tym zakresie nowe rozwiązanie nie wprowadza żadnych zmian.
Zmiana ma dotyczyć wyłącznie szczególnego przypadku, gdy podatnik otrzymuje paragon fiskalny, a następnie żąda wystawienia do niego faktury. Nowa propozycja uwzględnia nadal taką możliwość, ale tylko pod warunkiem, że na paragonie fiskalnym będzie numer NIP nabywcy.
Za wystawienie faktury do paragonu bez NIP będzie groziła kara w wysokości 100% kwoty VAT wskazanego na tej fakturze.



Wystawianie faktur na podstawie paragonów po 1 lipca br.

Wpisy niezawierające numeru PESEL nie będą wykreślane z ewidencji

Faktycznie działający przedsiębiorcy nie muszą obawiać się wykreślenia z CEIDG. W przypadku braku numeru PESEL zmiany są dokonywane z urzędu. Wykreślane będą natomiast wpisy od lat niemodyfikowane.


19 maja br. media obiegła informacja, że po tej dacie firmy rejestrowane przez osoby fizyczne w starych ewidencjach gminnych (które w 2012 r. zastąpiła CEIDG), które nie uzupełniły wpisu o  numer PESEL będą wykreślane z ewidencji przedsiębiorców. W odpowiedzi na te doniesienia resort Przedsiębiorczości i Technologii opublikowało wyjaśnienie, w którym czytamy, że Ministerstwo samodzielnie zweryfikowało te wpisy, które nie posiadały numeru PESEL, ale miały numer NIP lub REGON i dla których była możliwość ustalenia numeru PESEL w bazie PESEL. W ten sposób uzupełniono kilkaset wpisów. Kolejnym działaniem była weryfikacja bazy danych przedsiębiorców bez numeru PESEL z bazami danych Głównego Urzędu Statystycznego oraz Ministerstwa Finansów. Na tej podstawie udało się dopisać numer PESEL kilkunastu tysiącom przedsiębiorców.

Problem braku numerów PESEL we wpisach wynika z migracji danych z ewidencji gminnych, którą przeprowadzono w 2011 r. przy tworzeniu rejestru CEIDG. Część „zmigrowanych” wpisów (kilkaset tysięcy) zawierała braki, przede wszystkim nie posiadała kluczowego dla identyfikacji przedsiębiorcy numeru PESEL. W efekcie do systemu CEIDG trafiły wpisy zawierające np. tylko imię i nazwisko, co nie pozwala na identyfikację przedsiębiorcy.

Wszyscy przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali działalność po 1 stycznia 2012 r. lub dokonali od tego czasu jakichkolwiek zmian w swoim wpisie, posiadają w bazie numer PESEL. System informatyczny CEIDG nie dopuszcza do wprowadzania zmian we wpisie przedsiębiorcy bez numeru PESEL. Zatem jeśli przedsiębiorca od 2012 r. dokonywał jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie w CEIDG (rejestrował się, dodawał kod PKD, zmieniał adres, zawieszał działalność), to jego wpis musi zawierać numer PESEL.
Każdy przedsiębiorca, na mocy przepisów Konstytucji Biznesu, może samodzielnie dokonywać zmian w swoim wpisie, określając m.in. datę rozpoczęcia i zakończenia działalności, także z datą wsteczną. Nie ma ryzyka, że w przypadku jakichkolwiek pomyłek przedsiębiorca będzie miał problem z korektą swojego statusu.



Wpisy niezawierające numeru PESEL nie będą wykreślane z ewidencji

Wpisy niezawierające numeru PESEL nie będą wykreślane z ewidencji

Faktycznie działający przedsiębiorcy nie muszą obawiać się wykreślenia z CEIDG. W przypadku braku numeru PESEL zmiany są dokonywane z urzędu. Wykreślane będą natomiast wpisy od lat niemodyfikowane.


19 maja br. media obiegła informacja, że po tej dacie firmy rejestrowane przez osoby fizyczne w starych ewidencjach gminnych (które w 2012 r. zastąpiła CEIDG), które nie uzupełniły wpisu o  numer PESEL będą wykreślane z ewidencji przedsiębiorców. W odpowiedzi na te doniesienia resort Przedsiębiorczości i Technologii opublikowało wyjaśnienie, w którym czytamy, że Ministerstwo samodzielnie zweryfikowało te wpisy, które nie posiadały numeru PESEL, ale miały numer NIP lub REGON i dla których była możliwość ustalenia numeru PESEL w bazie PESEL. W ten sposób uzupełniono kilkaset wpisów. Kolejnym działaniem była weryfikacja bazy danych przedsiębiorców bez numeru PESEL z bazami danych Głównego Urzędu Statystycznego oraz Ministerstwa Finansów. Na tej podstawie udało się dopisać numer PESEL kilkunastu tysiącom przedsiębiorców.

Problem braku numerów PESEL we wpisach wynika z migracji danych z ewidencji gminnych, którą przeprowadzono w 2011 r. przy tworzeniu rejestru CEIDG. Część „zmigrowanych” wpisów (kilkaset tysięcy) zawierała braki, przede wszystkim nie posiadała kluczowego dla identyfikacji przedsiębiorcy numeru PESEL. W efekcie do systemu CEIDG trafiły wpisy zawierające np. tylko imię i nazwisko, co nie pozwala na identyfikację przedsiębiorcy.

Wszyscy przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali działalność po 1 stycznia 2012 r. lub dokonali od tego czasu jakichkolwiek zmian w swoim wpisie, posiadają w bazie numer PESEL. System informatyczny CEIDG nie dopuszcza do wprowadzania zmian we wpisie przedsiębiorcy bez numeru PESEL. Zatem jeśli przedsiębiorca od 2012 r. dokonywał jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie w CEIDG (rejestrował się, dodawał kod PKD, zmieniał adres, zawieszał działalność), to jego wpis musi zawierać numer PESEL.
Każdy przedsiębiorca, na mocy przepisów Konstytucji Biznesu, może samodzielnie dokonywać zmian w swoim wpisie, określając m.in. datę rozpoczęcia i zakończenia działalności, także z datą wsteczną. Nie ma ryzyka, że w przypadku jakichkolwiek pomyłek przedsiębiorca będzie miał problem z korektą swojego statusu.



Wpisy niezawierające numeru PESEL nie będą wykreślane z ewidencji

Prosta spółka akcyjna – będzie nowa forma prowadzenia działalności gospodarczej

Szybka rejestracja elektroniczna, 1 zł kapitału na start, brak barier wejścia, maksymalnie wykorzystany pomysł oraz elektronizacja procedur – to główne cechy Prostej Spółki Akcyjnej. Ta nowoczesna forma spółki ma ułatwić rozwój przedsięwzięć, w szczególności start-upów. 


Ministerstwo wiceminister Przedsiębiorczości i Technologii rozpoczął konsultacje dotyczące Kodeksie spółek handlowych. Prosta Spółka Akcyjna skierowana będzie przede wszystkim do start-upów, ale będą mogły z niej skorzystać także inne firmy, dla których tradycyjne ramy organizacyjne bazujące jeszcze na Kodeksie handlowym z 1934 r. są zbyt sztywne i skomplikowane.

Nowy typ spółki ma łączyć cechy spółki z o.o. (stosunkowo proste i mało kosztowne założenie, funkcjonowanie i likwidacja spółki) z zaletami spółki akcyjnej. Oto najważniejsze cechy tej formy prawnej:


  • Szybka rejestracja elektroniczna (w 24 h za pomocą formularza, obok możliwości rejestracji metodą „tradycyjną”).

  • Wystarczy 1 zł kapitału na start.

  • Łatwiejsze dysponowanie środkami spółki – brak kapitału zakładowego.

  • Wkłady wnoszone w ciągu 3 lat od rejestracji, także w postaci pracy lub usług, czyli brak barier wejścia.

  • Brak statusu spółki publicznej i związanych z tym restrykcyjnych obowiązków.

  • Uproszczona, znacznie tańsza ewidencja zdematerializowanych akcji, prowadzona np. przez bank albo notariusza – dopuszczamy wykorzystanie blockchainu do prowadzenia ewidencji, otwierając się na najnowocześniejsze technologie.

  • Szerokie wykorzystanie komunikacji elektronicznej w podejmowaniu uchwał, odbywaniu zgromadzeń akcjonariuszy.

  • Brak skomplikowanych wymogów organizacyjnych – wystarczy 1-osobowy zarząd, nie ma obowiązku tworzenia rady nadzorczej.

  • Uproszczona likwidacja przez przejęcie majątku i zobowiązań.

  • Wkładem do spółki może być to, co stanowi najważniejszy początkowy kapitał startupu, czyli praca, know-how lub usługi – nie trzeba tworzyć „sztucznego” kapitału zakładowego. Tej możliwości nie daje dziś żadna spółka kapitałowa.

  • Liczba akcji i pozycja w spółce nie musi wynikać z tego, kto ile środków wniósł do spółki. Akcje spółki można wyposażyć w różnorodne prawa, np. zapewnić odpowiednią „siłę” akcjom założycielskim, które ochronią pozycję inwentorów albo wyemitować akcje nieme dla inwestorów.

  • Duża swoboda w kształtowaniu sfery organizacyjnej.

Większość nowych przepisów wejdzie w życie 1 czerwca 2019 r.


Źródło: Ministerstwo przedsiębiorczości i technologii.



Prosta spółka akcyjna – będzie nowa forma prowadzenia działalności gospodarczej

Powstanie Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych

Rząd zapowiada utworzenie specjalnego funduszu, składającego się z daniny pochodzącej od osób najlepiej zarabiających oraz części składki na Fundusz Pracy. Środki mają wspomóc finansowo osoby niepełnosprawne.


Jak czytamy na stronach Ministerstwa Finansów, Fundusz będzie zasilany przede wszystkim z dwóch źródeł:


  • obowiązkowej składki z „przekierowania” na Fundusz części składki na Fundusz Pracy w wysokości 0,15 % podstawy składki na Fundusz Pracy,

  • daniny solidarnościowej od dochodów osób fizycznych – w wysokości 4% od nadwyżki dochodów powyżej 1 mln za rok podatkowy.

Nowa ustawa obejmie osoby fizyczne, których dochody w roku podatkowym przekroczą 1 mln zł (suma dochodów będzie pomniejszana o zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne). Ministerstwo szacuje, że takich osób w 2019 r. będzie ok. 25 tysięcy. Danina solidarnościowa od nadwyżki ponad 1 mln zł będzie wynosiła 4 % i po raz pierwszy będzie płacona od dochodów uzyskanych w 2019 r., które podatnik rozliczy składając zeznanie do 30 kwietnia 2020 r.



Powstanie Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych

środa, 9 maja 2018

Jak weryfikować kontrahentów i uniknąć zamieszania w oszustwa Vat? Cz. 1

Resort finansów wbrew wcześniejszym zapowiedziom nie ogłosił przesłanek zachowania należytej staranności w VAT dla podatników tylko wytyczne w tej sprawie dla urzędów skarbowych. Można jednak na ich podstawie dowiedzieć się, jak uchronić firmę przed mimowolnym uwikłaniem w karuzele VAT-owskie.


Podjęcie działań opisanych w wytycznych dla skarbówki ma chronić przedsiębiorców, którzy sami nie dokonali oszustwa w zakresie podatku VAT i nie wiedzieli, że transakcja, w wyniku której nabyli towar, służy oszustwu. Jest to istotne o tyle, że zarzut udziału w nadużyciach VAT-owskich może skutkować odmową prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W przypadku podatnika, który nie wiedział, że transakcja nabycia towaru została zorganizowana w związku z popełnieniem przez inny podmiot oszustwa lub nadużycia, prawo do odliczenia podatku naliczonego nie powinno zostać mu odebrane, jeżeli przy zachowaniu należytej staranności nie mógł on wiedzieć, że transakcja służy naruszeniu przepisów o VAT.

Przedsiębiorcy powinni w związku z tym weryfikować swoich kontrahentów (czyli dostawców towaru) i okoliczności transakcji z nim zawieranej zarówno na etapie rozpoczęcia współpracy jak i na dalszym etapie.


Środki ostrożności na etapie rozpoczęcia współpracy z kontrahentem:


Kryteria formalne


Następujące przesłanki mogą wskazywać, że podatnik nie zweryfikował swojego kontrahenta w stopniu wystarczającym, co może prowadzić do wniosku, że nie dochował należytej staranności:


  • brak rejestracji kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – o ile rejestracja w KRS lub CEIDG jest wymagana w przypadku kontrahenta;

  • kontrahent nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny – nabywca może to zweryfikować przez usługę „Sprawdzenie statusu podmiotu VAT”, dostępną na Portalu Podatkowym lub poprzez złożenie wniosku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego;

  • kontrahent jest – na moment transakcji – wpisany do prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wykazu podmiotów, które zostały wykreślone przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru jako podatnicy VAT lub które nie zostały zarejestrowane przez naczelnika urzędu skarbowego, na podstawie art. 96 ust. 4a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług , zwanej dalej „ustawą o VAT”;

  • kontrahent nie posiada, lub – pomimo żądania podatnika – nie przedstawił wymaganych koncesji i zezwoleń dotyczących towarów będących przedmiotem planowanych transakcji;

  • osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji nie posiadają umocowania do działania w imieniu kontrahenta – podatnik może przykładowo zweryfikować umocowanie osób upoważnionych do udzielenia pełnomocnictw w imieniu kontrahenta na podstawie danych z KRS lub CEIDG.

Kryteria transakcyjne


  • unikanie ryzyka gospodarczego. Na ryzyko udziału w oszustwach podatkowych wskazywać może zastosowanie przelewów natychmiastowych do płatności za towar albo dokonanie płatności gotówką lub skorzystanie z obniżenia dokonanie płatności za towar przelewem na dwa odrębne rachunki bankowe, rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny ;

  • uwzględnienie rynkowości cen towarów – gdy cena towaru oferowanego podatnikowi przez kontrahenta znacząco odbiegała od ceny rynkowej bez ekonomicznego uzasadnienia powinno to sprowokować podatnika do zachowania podwyższonych standardów przy sprawdzaniu tego kontrahenta;

  • zakupy zgodne z profilem działalności – wątpliwości skarbówki wzbudzi nabycie od kontrahenta towarów, które należą do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i których dotychczas podatnik od niego nie nabywał, jeżeli zmiana profilu działalności kontrahenta nie ma uzasadnienia ekonomicznego;

  • siedziba lub miejsce prowadzenia przez kontrahenta działalności gospodarczej – należy sprawdzić, czy nie znajduje się przypadkiem pod adresem, pod którym brak było oznak prowadzenia działalności gospodarczej;

  • termin płatności – należy zwrócić uwagę, czy nie jest krótszy niż termin płatności oferowany przez innych dostawców z tej samej branży bez ekonomicznego uzasadnienia. Kryterium terminu płatności powinno być oceniane na tle danej branży;

  • warunki transakcji – wątpliwości powinny budzić warunki znacznie odbiegające od tych, które uznawane były w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu (np. ograniczenie możliwości skutecznej reklamacji zakupionego towaru czy brak możliwości wprowadzenia do umowy dodatkowych zabezpieczeń, np. kar umownych);

  • zgodność towarów z ustawowymi wymaganiami jakościowymi. W niektórych branżach przepisy określają wymagania jakościowe ustalając kary dla obrotu tymi towarami, które nie spełniają tych wymagań. Typowym przykładem są regulacje dotyczące obrotu paliwami ciekłymi. Na możliwość udziału w oszustwie podatkowym wskazywać może brak posiadania przez nabywców uzyskanych od kontrahenta dokumentów potwierdzających jakość nabywanego paliwa;

  • transakcje pomiędzy podatnikiem a kontrahentem powinny być udokumentowane umową, zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków tej transakcji. Jeśli to nie możliwe warto w inny sposób – np. w formie korespondencji mailowej – udokumentować warunki transakcji;

  • kontrahent powinien posiadać zaplecze organizacyjno-techniczne odpowiednie do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej. Wątpliwości podatnika powinna była wzbudzić sytuacja, w której kontrahent nie dysponuje odpowiednim zapleczem organizacyjnym, majątkowym, technicznym oraz odpowiednim zasobem kadrowym, które umożliwiają prowadzenie działalności gospodarczej w skali, którą oferuje podatnikowi.


Jak weryfikować kontrahentów i uniknąć zamieszania w oszustwa Vat? Cz. 1