Promocja kancelarii doradcy podatkowego: Wizytówka - proste i skuteczne narzędzie promocji

Papierowa wizytówka jest jednym z niewielu tradycyjnych instrumentów komunikacji i promocji, które przetrwały internetową rewolucję i… wciąż ma się dobrze. Nadal niezastąpiona w kontaktach biznesowych, jest ważnym elementem budowania wizerunku osób i firm.

Jaka powinna być wizytówka?

Użyteczna – czyli musi zawierać dane, które umożliwią kontakt z właścicielem wizytówki, tj. imię, nazwisko, stanowisko/funkcję w firmie, logo firmy, dane adresowe, numery telefonu, adres e-mail, adres strony internetowej, ewentualnie media społecznościowe.

Czytelna i przejrzysta – nadmiar kolorów i treści utrudnia szybkie odnalezienie danych.

Zgodna z systemem identyfikacji wizualnej – chodzi przede wszystkim o logo i barwy firmowe. Wizytówka powinna współgrać z wyglądem materiałów biurowych (papier firmowy, koperty itp.), a także szyldów, tablic oraz strony internetowej – wszystkie te elementy powinny tworzyć jednolitą całość, budując jednolity wizerunek firmy.

Wysokiej jakości – ważna jest odpowiednia gramatura papieru i wysoka jakość druku.

Oryginalna – nie warto korzystać z gotowych wzorów. Aby wizytówka nasunęła skojarzenie osoby lub firmy powinna być niepowtarzalna.

Jaką rolę pełni wizytówka?

Informuje kim jesteśmy i czym się zajmujemy.

Towarzyszy nawiązywaniu kontaktów biznesowych.

Buduje wizerunek osoby i firmy.

Pomaga zapamiętać poznane osoby i skojarzyć firmę.

Jest instrumentem promocji: to mini-reklama, dlatego tak ważne jest, aby ją efektywnie wykorzystać!

Do wyboru, do koloru – czyli kwestie techniczne

Na awersie wizytówki najczęściej znajdują się dane do kontaktu oraz logo firmy, a na rewersie można umieścić dodatkowe informacje lub elementy graficzne (zdjęcie, obrazki itp.).

Format

90 x 50 mm

85 x 55 mm

65 x 65 mm

Papier

Kredowy (matowy lub błyszczący), gładki lub o wybranej fakturze (np. lnu).

Uszlachetnianie – pokrycie całej wizytówki lub wybranych fragmentów (np. logo lub nazwa firmy) lakierem – efekt błysku.

Grubość: od 250 – 400 mg/m²

Kształt wizytówki – kwadratowe lub zaokrąglone rogi.

Kolor – biały (najpopularniejszy) lub inny wybrany. Pełny kolor na awersie (4+1) lub zadruk kolorowy na obu stronach (4 + 4).

Czcionka – zgodna z przyjętym systemem identyfikacji wizualnej najlepiej szeryfowa, czytelna. Może być płaska (najczęściej), tłoczona lub wypukła.

Wizytówkowy savoir-vivre

Wizytówkę podajemy drugiej osobie do ręki, zadrukowaną stroną do góry – nigdy nie kładziemy (a tym bardziej nie rzucamy) na stół.

Wymiana wizytówek powinna nastąpić na początku spotkania (zwłaszcza w szerszym gronie, aby wiedzieć kto jest kim). Nie jest jednak błędem wymiana wizytówek również w trakcie spotkania służbowego (gdy kontekst rozmowy akurat na to pozwala), lub nawet pod koniec spotkania, szczególnie jeśli dobrze wiemy z kim prowadzimy rozmowę, a wizytówka oznacza tylko przekazanie danych kontaktowych.

To, w jaki sposób wręczamy i odbieramy wizytówkę świadczy o naszej kulturze i obyciu. Najważniejszy jest w tym wypadku szacunek, elegancja i wyczucie.

Wizytówki wręczamy na spotkaniu biznesowym, konferencji, szkoleniu, a także sekretarce przed spotkaniem.

Dane na wizytówce powinny być aktualne, jeśli tak nie jest to przy wręczaniu można je przekreślić i odręcznie dopisać aktualne (na awersie).

Jeśli na wizytówce nie jest podany numer telefonu prywatnego, ponieważ nie chcemy go udostępniać wszystkim, można go odręcznie dopisać (na awersie).

Po otrzymaniu wizytówki należy przynajmniej rzucić na nią okiem, a następnie schować – do wizytownika, wewnętrznej kieszeni marynarki, służbowej teczki lub torebki. Podczas spotkania można ją umieścić przed sobą na stole.

Ciekawostka: wizytówka pojawiła się po raz pierwszy w Chinach w XV wieku – posiadał ją każdy urzędnik. W powszechne użycie weszła w końcu XVIII wieku. Wizytówkę zostawiano w odwiedzanym domu lub rezydencji dla podkreślenia faktu złożenia wizyty, lub wręcz zastępowała ona wizytę (pozostawienie karty wizytowej było dowodem pamięci, formą podziękowania i formą rewizyty wymaganej według etykiety w ciągu następnego dnia).

Gdy spotykamy się na służbowym lunchu czy kolacji, wymiana wizytówek następuje dopiero pod koniec deseru lub po nim, nigdy na początku posiłku zwłaszcza, że aż do deseru nie wypada rozmawiać o interesach.

Przy spotkaniach towarzyskich wizytówki wymienia się na koniec spotkania – co oznacza, że jesteśmy zainteresowani kontynuowaniem znajomości.

Wymianę wizytówek w sytuacjach biznesowych inicjuje osoba w danym momencie wyższa rangą lub pełniąca ważniejszą funkcję. Osoba obdarowana powinna zrewanżować się swoją wizytówką. W przypadku spotkań grupowych obowiązują zasady jak przy powitaniach, z tym że nie wyróżnia się kobiet, a stosuje wyłącznie hierarchię zawodową (lub zaczyna od osób najstarszych). Nietaktem jest „wciskanie” wizytówki osobie na znacznie wyższym stanowisku. Podczas pierwszego spotkania z kimś, można go również poprosić o wizytówkę – ale pod warunkiem, że wcześniej wręczyliśmy mu swoją lub właśnie ją przekazujemy.

Wymiana wizytówek, choć wydaje się czymś powszechnym, powinna mieć jak najbardziej indywidualny charakter, wyrażający szacunek. Nie wolno się narzucać, wręczając komuś wizytówkę „na siłę”, w pośpiechu lub równocześnie z innymi osobami. Wizytówkę można wręczyć osobie, która w naszym odczuciu tego oczekuje. Nie jest w dobrym stylu również rozdawanie swoich wizytówek „na lewo i prawo”, ani wręczenia jednej osobie kilku wizytówek (możemy być posądzeni, że chcemy, aby dana osoba załatwiła dla nas jakieś sprawy). Niepisaną regułą jest, że im ważniejsza osoba, tym mniej wizytówek rozdaje.

Wizytówkowe wariacje

W usługach profesjonalnych jedną z najważniejszych cech wizytówki jest jej profesjonalny wygląd, ponieważ jej właścicielowi zależy przede wszystkim na budowaniu wizerunku godnego zaufania fachowca. Natomiast w innych profesjach przy projektowaniu wizytówek można sobie pozwolić na odrobinę szaleństwa. Ciekawym rozwiązaniem jest zastąpienie papieru innym materiałem, kojarzącym się z wykonywanymi usługami lub oferowanymi towarami.

Oto przykłady:

Wizytówka zakładu fryzjerskiego wykonana z plastiku w kształcie grzebienia.