Zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych

Od przyszłego roku wejdą w życie przepisy skracające okres przechowywania akt pracowniczych oraz stwarzające możliwości elektronizacji tych dokumentów.

Nowe przepisy ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców oraz obniżą koszty z tym związane.
Okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowników będzie różny w zależności od terminu zatrudnienia, i tak:

• pracownicy zatrudnieni po 1.01.2019 r. – okres przechowywania dokumentów wyniesie 10 lat.


• zatrudnieni w okresie od 1.01.1999 r. do 31.12. 2018 r. – możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat pod warunkiem złożenia w ZUS raportów informacyjnych, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, dokumentację pracowniczą będzie musiał archiwizować przez 50 lat;


• zatrudnieni przed 1.01.1999 r. – okres przechowywania dokumentów nie zmieni się i wyniesie 50 lat.

Dokumentacja papierowa będzie mogła być przechowywana w formie elektronicznej jeśli zostanie zeskanowana i opatrzona podpisem elektronicznym.

Zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych