Jak przygotować podsumowanie spotkania z klientem?

Notatkę ze spotkania najlepiej przesłać klientowi e-mailem jeszcze tego samego dnia. To nie tylko uprzejmy gest, ale przede wszystkim dowód zaangażowania i autentycznego zainteresowania zapytaniem lub problemem, z którym klient zwrócił się do naszej kancelarii.

Jak przygotować notatkę ze spotkania?

1. W trakcie spotkania – notuj najważniejsze ustalenia – to pomoże później sporządzić podsumowanie. Zapisuj przede wszystkim to, co obiecujesz klientowi (przesłać, dostarczyć, uzyskać) oraz uzgodnione terminy. W sporządzaniu notatek podczas rozmowy nie ma nic niewłaściwego – przeciwnie, świadczy o tym, że zależy nam na dokładnym poznaniu i rozwiązaniu problemu klienta.


2. Na wstępnie podziękuj za spotkanie, wyraź nadzieję, że dla klienta było ono równie miłe jak dla Ciebie.


3. Prosto, zwięźle i konkretnie – najlepiej w punktach – ujmij problemy poruszone kwestie.


4. Podsumuj ustalenia – wskaż możliwe sposoby rozwiązania problemu i przedstaw swoją rekomendację.


5. Nie wchodź w szczegóły, nie rozpisuj się, nie używaj specjalistycznego słownictwa, nie staraj się zaimponować wiedzą i elokwencją– nie zwracasz się do kolegi po fachu, ani do urzędu. Nie trać czasu klienta.


6. Pamiętaj, że w praktyce klienta interesują dwie rzeczy: jak rozwiązać problem i ile to będzie kosztowało.


7. Nie stosuj gotowców, podejdź do klienta indywidualnie – zwróć się wpisując imię i nazwisko, powołaj datę i podaj miejsce, w którym odbyło się spotkanie.


8. Zakończ zapewnieniem, że w razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości pozostajesz do dyspozycji klienta. Aby ułatwić kontakt w podpisie podaj adres mailowy i numer telefonu pracownika prowadzącego sprawę lub swój, jeśli problem wymaga Twojego dalszego zaangażowania.


9. Wykorzystaj kontakt dla celów promocyjnych – w końcowej części maila – pod podpisem (stopką) zaproś do odwiedzenia strony internetowej kancelarii albo zachęć do zapisania się na newsletter firmowy. Logo kancelarii lub inny element graficzny sprawi, że przekaz będzie bardziej atrakcyjny w odbiorze.


10. Archiwizuj notatki ze spotkań – dzięki temu w łatwy sposób odtworzysz przebieg sprawy i sprawdzisz, jakie informacje zostały już przekazane klientowi. Sporządzone notatki będą też pomocne przy ustalaniu honorarium za obsługę.

Jak przygotować podsumowanie spotkania z klientem?