Trzy pomysły na zainteresowanie klienta ofertą kancelarii/biura

Jakie informacje powinny znaleźć się w ofercie, reklamie i na firmowej stronie internetowej kancelarii podatkowej lub biura rachunkowego? Co najbardziej interesuje klienta?

Potrzebujesz pomocy, masz problem? My go rozwiążemy!

Wyszukiwarki internetowe stały się źródłem wiedzy na każdy temat dlatego, że  wystarczy wpisać proste pytanie i natychmiast otrzymujemy tysiące odpowiedzi i możliwych rozwiązań. Podobnie jest z przedsiębiorcą: szukając pomocy definiuje swój problem czyli obszar, w którym potrzebuje wsparcia, np.: kontrola w firmie, błędy w księgach, przekształcenie działalności, zastępstwo w urzędzie itd. Oferta kancelarii lub biura powinna być sformułowana tak, by stanowiła prostą odpowiedź na zaistniały problem (pytanie). Drugi kierunek, to mocne akcentowanie maksymalnej wygody i minimalnego zaangażowania dzięki współpracy z biurem/kancelarią.

Przykład:
Udzielając nam pełnomocnictwa korespondencja z urzędu skarbowego trafi do naszej kancelarii/biura, w razie wezwania lub kontroli podatkowej złożymy w Twoim imieniu wyjaśnienia.

Z nami unikniesz kłopotów.

Wskazując ryzyko – zwłaszcza finansowe – wynikające z popełnienia błędu w księgach, niedotrzymania terminów czy nieznajomości aktualnych przepisów, można uświadomić klientowi, że dzięki współpracy z kancelarią zyska spokój i poczucie bezpieczeństwa. Komfort prowadzenia biznesu jest dla każdego przedsiębiorcy bezcenny.

Przykład:
Skoncentruj się na swojej działalności, a my zadbamy o poprawne, terminowe i zgodne z aktualnymi przepisami rozliczenia podatkowe, co pozwoli Ci uniknąć kłopotów z fiskusem.

Tego nie znajdziesz u konkurencji – czym się wyróżniamy?

Dla przedsiębiorcy kancelarie podatkowe i biura rachunkowe niewiele się od siebie różnią. Dlatego warto znaleźć i zdefiniować kilka elementów charakterystycznych tylko dla naszej firmy. Wystarczy, że na przykład wskażemy:

• korzyści wyróżniające nas na lokalnym rynku, których nie oferuje najbliższa konkurencja,


• usługi specjalistyczne,


• dodatkowe czynności (zapewnienie kompleksowej obsługi, bez konieczności szukania pomocy innych fachowców).

Przykład:
Posiadamy ponad 20-letnie doświadczenie w obsłudze podmiotów z branży budowlanej. Znamy i rozumiemy jej specyfikę, dlatego gwarantujemy korzystne i sprawdzone rozwiązania.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat skutecznej promocji kancelarii podatkowej lub biura rachunkowego? Zapraszam do lektury mojej książki!

Trzy pomysły na zainteresowanie klienta ofertą kancelarii/biura

Za co ja płacę składki, czyli o komunikacji wewnętrznej samorządu

Za co ja płacę składki, czyli o komunikacji wewnętrznej samorządu zawodowego

„Dowiedz się, jak funkcjonuje Twój samorząd”, to publikacja wydana przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów po to, by przybliżyć członkom tej korporacji sposób, w jaki wydawane są pieniądze z ich składek, jak pracuje KIBR i co robi, aby chronić interesy tej grupy zawodowej. Wydawnictwo to zasługuje na uwagę, ponieważ jest dowodem na dostrzeżenie i autentyczne docenienie przez władze samorządowe komunikacji z osobami, których reprezentuje.

Dla przeważającej większości osób wykonujących zawody regulowane przynależność do samorządu zawodowego oznacza wyłącznie obowiązki, z trudem przychodzi im wymienienie korzyści z tym związanych. Mało kto wie, na co przeznaczane są pieniądze z comiesięcznych składek i co tak naprawdę robią członkowie władz samorządowych. Niedoinformowanie jest dobrym gruntem dla negatywnych opinii, bo skoro nie wiadomo co się dzieje, to na pewno nic się nie dzieje albo dzieją się same złe rzeczy, a to wszystko za nasze pieniądze.

Druga strona medalu to nieustający problem z pozyskaniem młodych ludzi do pracy w samorządzie zawodowym. Nikogo nie dziwi fakt, że osoby u progu kariery zawodowej skoncentrowane są przede wszystkim na pracy i na rozwoju, starając się godzić to z życiem rodzinnym. Dopiero wtedy, gdy pozycja zawodowa i życie osobiste ulegają stabilizacji, pojawia się szansa i chęć na zaangażowanie w działalność społeczną – w tym na rzecz samorządu zawodowego. W praktyce jednak mało kto z tej szansy korzysta, dlatego napływ młodych osób do władz korporacji zawodowych jest znikomy.

Samorząd biegłych rewidentów obecnej kadencji dostrzegł, jak ważna dla wzmocnienia pozycji i wizerunku organizacji jest komunikacja z członkami Izby – biegłymi rewidentami. Wydał publikację, w której w atrakcyjny i przystępny sposób (konkretne, przejrzyste informacje, liczne infografiki), informuje biegłych rewidentów, jak działa ich samorząd. Dane liczbowe i wypowiedzi przedstawicieli władz samorządowych odpowiedzialnych za poszczególne sfery działania Izby – finanse, szkolenia, kontrolę, obecność w mediach itd., w przyjazny sposób dostarczają najważniejszych informacji o zasadach działania KIBR.

W opracowaniu można znaleźć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania i zgłaszane zastrzeżenia ze strony członków korporacji zawodowych, co ilustruje zamieszczony poniżej spis treści.

Raport KIBR stanowi cenne źródło informacji potrzebnych do planowania kierunków rozwoju oraz strategii komunikacji i promocji. Już same dane statystyczne zawarte w rozdziale „Profesja w liczbach” jednoznacznie wskazują na dokonującą się w środowisku biegłych rewidentów zmianę pokoleniową. W tej chwili prawie połowa osób wykonujących ten zawód jest w wieku powyżej 60 lat. W związku z tym samorząd podejmuje działania zmierzające do uregulowania problemu seniorów – emerytowanych biegłych rewidentów.

„Dużą wagę przywiązujemy do komunikacji ze środowiskiem. Naszą działalność prowadzimy przejrzyście, na bieżąco informujemy o niej. Uważamy, że powinni Państwo wiedzieć, co dokładnie robimy, jak wywiązujemy się z powierzonych nam zadań, a także w jaki sposób zarządzamy naszymi wspólnymi pieniędzmi – pieniędzmi samorządu. W tym celu opracowaliśmy tę publikację”.

Krzysztof Burnos, Prezes Krajowej Rady Biegłych Rewidentów

Zgodnie z zasadą „Public relations begin at home”, promocję należy zacząć od komunikacji wewnętrznej, która jest równie ważna jak promocja skierowana na zewnątrz. Zgodnie z tą regułą działa Krajowa Izba Biegłych Rewidentów i może być przykładem dla tego typu działań podejmowanych przez inne samorządy zawodów zaufania publicznego.

Z publikacją pt. „Dowiedz się, jak funkcjonuje Twój samorząd” można zapoznać się tutaj.

Z tego źródła pochodzi powyższy cytat oraz grafika.

Więcej wpisów o tematyce samorządowej znajdziesz tutaj

Za co ja płacę składki, czyli o komunikacji wewnętrznej samorządu

Komunikacja to podstawa!

Liderzy polskiego biznesu podkreślają, że jednym z najważniejszych czynników sukcesu jest komunikacja – z pracownikami, klientami i partnerami biznesowymi. Kontakty biznesowe opierają się właśnie o umiejętność kształtowania pozytywnych relacji i pozyskiwania kontraktów.

Tymczasem w programie studiów wyższych czy podyplomowych o profilu ekonomicznym lub prawniczym (najpopularniejszych wśród doradców podatkowych i księgowych), brakuje zajęć doskonalących umiejętności komunikacyjne. A przecież są one niezbędne w pracy, która opiera się przede wszystkim na kontaktach z ludźmi. Niestety na własnej skórze odczuwamy skutki braku wiedzy na temat konfliktu w grupie czy technik manipulacji w negocjacjach. Wiele tracimy (także biznesowo), nie znając znaczenia mowy ciała, zasad zrozumiałego i poprawnego komunikowania (w mowie i piśmie), aktywnego słuchania.

W obszarze poprawnej i skutecznej komunikacji jest więc bardzo wiele do zrobienia. Oto przykłady praktycznego zastosowania kompetencji komunikacyjnych w naszej codziennej pracy.

Komunikacja w praktyce

Umiejętności	Przykłady zastosowania	Korzyści
Techniki negocjacyjne	Rozmowa nowym klientem. Trudne rozmowy z klientem (np. podwyżka honorarium) lub z pracownikiem (nielojalność).	Klarowne zaprezentowanie swoich argumentów, przeforsowanie swojego stanowiska (przekonanie drugiej strony).
Aktywne słuchanie	Ustalenie rzeczywistych potrzeb klienta w zakresie obsługi.	Dostosowanie oferty kancelarii/biura, poszerzenie zakresu współpracy.
Poprawne i zrozumiałe porozumiewanie się w mowie i piśmie	Korespondencja mailowa, oficjalne pisma, wystąpienia, autoprezentacja, zarządzanie pracownikami.	Uzyskanie zrozumienia i osiąganie celów.
Etykieta w kontaktach biznesowych	Spotkania z klientami, udział w konferencjach/szkoleniach.	Budowanie profesjonalnego wizerunku – osoby i firmy.
Mowa ciała	Kontakty z klientami, pracownikami, partnerami biznesowymi.	Niecałe 10% przekazu to słowa, reszta to głos i mowa ciała. Mają one kolosalne znaczenie przy efekcie pierwszego wrażenia, liczą się podczas późniejszych kontaktów.
Rozwiązywanie konfliktów	Spory wśród pracowników, z urzędami/sądami, ze współpracownikami.	Konflikt niszczy atmosferę pracy i blokuje osiąganie celów. Znajomość technik rozwiązywania konfliktów.
Bariery komunikacyjne i typy osobowości	Wszelkie kontakty międzyludzkie – także zawodowe.	Ocenianie, uogólnianie, uprzedzenia to tylko niektóre bariery komunikacyjne. Świadomość i wiedza na ich temat pozwala uniknąć problemów w relacjach.
Samodoskonalenie	Życzliwość, otwartość, entuzjazm, partnerskie podejście, szacunek – to cechy, na które liczymy w kontaktach z klientami i które powinniśmy sami posiadać lub doskonalić.	Ludzie robią interesy z tymi, których lubią.
Kontakt osobisty efektywniejszy od pośredniego	Ważne rozmowy z klientami i pracownikami.	Osobista rozmowa przed wysłaniem pisma o podwyżce honorarium zmniejszy negatywna reakcję klienta. Trudne lub skomplikowane sprawy załatwiajmy osobiście.
Wizerunek biura i jego pracowników, widoczność na rynku	„Jak nas widzą, tak nas piszą” – ocena biura przez otoczenie to nie tylko opinia na temat poziomu usług, ale także wyglądu biura, zachowania jego pracowników, wszelkich materiałów wychodzących (np. dokumentów), strony internetowej itd.	Aby potencjalni klienci mogli skorzystać z usług kancelarii/biura, muszą się o nim dowiedzieć. Należy zadbać o niepowtarzalny wizerunek i ułatwić klientom dotarcie do nas.
Dowody pamięci o kliencie	Gratulacje przy ważnych okazjach (także prywatnych), podziękowania, życzenia, świętowanie jubileuszy, informowanie (alerty, newslettery) – to przykłady działań, które są dla klienta dowodem indywidualnego traktowania i troski o niego i jego firmę.	Budowanie długofalowych, dobrych relacji i lojalności klienta.

Zachęcam do lektury artykułu na temat znaczenia komunikacji z perspektywy liderów polskiego biznesu, który stanowił inspirację do tego wpisu link.

Komunikacja to podstawa!

10 pomysłów na promocję przez stronę www

Kancelarie podatkowe coraz aktywniej korzystają z różnego rodzaju działań promocyjnych, które komunikują za pośrednictwem swoich stron internetowych. Dzisiaj informacje na stronach www rzadko ograniczają się do opisu firmy, danych kontaktowych i oferty. Oto 10 pomysłów na promocję przez stronę www:

1. Zapis na newsletter lub alert dla klientów i wszystkich zainteresowanych ofertą kancelarii.


2. Sukcesy i trofea – otrzymane przez kancelarię certyfikaty, rankingi, wyróżnienia, nagrody.


3. Odesłanie do profili na portalach społecznościowych.


4. Publikacje w mediach – artykuły i wypowiedzi eksperckie członków zespołu kancelarii.


5. Edukacja i dzielenie się wiedzą – aktualności podatkowe, opracowania, raporty.


6. Informacje o działalności pro publico bono.


7. Prowadzenie szkoleń.


8. Nagłaśnianie jubileuszy i doświadczenia kancelarii.


9. Zamieszczanie referencji lub informacje o realizowanych zleceniach (pracujemy dla…).


10. Prowadzenie bloga eksperckiego.

Przeczytaj także: Strona internetowa jako fundament promocji.

10 pomysłów na promocję przez stronę www

Jak skonstruować skuteczny przekaz promocyjny?

Promocja to komunikacja z potencjalnymi klientami. Jak sprawić, aby ogłoszenie, tablica reklamowa, strona www – każda forma przekazu, zainteresowała klienta i zachęciła go do skorzystania z usług kancelarii?

Skuteczna komunikacja – jak dotrzeć z przekazem do potencjalnego klienta?

I wyzwanie – przyciągnąć uwagę

Słowa (tekst), grafika (zdjęcia, ilustracje, symbole, kolory), liczby, fakty, slogany – to instrumenty, za pomocą których możemy przyciągnąć uwagę. Atrakcyjność przekazu buduje się poprzez emocje, zaskoczenie, humor, nawiązanie do rzeczy znanych i lubianych itp. Dzięki temu potencjalny klient ODKRYJE kancelarię i jej ofertę – zobaczy, usłyszy lub przeczyta o niej. Kancelaria zaistnieje w jego świadomości.

II wyzwanie – utrzymać uwagę

Jeśli uda się przyciągnąć uwagę, pora na zwięzłe i zrozumiałe zaprezentowanie oferty kancelarii i korzyści jakie niesie dla klienta. Najważniejszym potencjalnym klientem dla kancelarii będzie przedsiębiorca, dlatego należy użyć języka używanego w biznesie i czytelnego dla tego odbiorcy. Na tym etapie – w zależności od formy promocji – w mniej lub bardziej rozbudowanej formie przekazujemy wiedzę o ofercie. Najprostszym sposobem jest wyraźne uwidocznienie adresu strony internetowej, na której można zapoznać się ze szczegółami oferty.

III wyzwanie – wzbudzić chęć skorzystania z oferty

To moment, w którym potencjalny klient myśli – ta oferta jest dla mnie, tego właśnie potrzebuję (ja, moja firma).

IV wyzwanie – zachęcić do działania

Informację o dogodnej lokalizacji biura czy możliwości skorzystania ze wstępnej wyceny za pośrednictwem strony internetowej, zaproszenie na wstępną niezobowiązującą rozmowę to tylko przykłady, jak zachęcić klienta do nawiązania kontaktu. Skuteczne jest odwołanie się do niezaspokojonych potrzeb ważnych z punktu wiedzenia przedsiębiorcy – oszczędności (pieniędzy, czasu), bezpieczeństwa, spokoju.

JAK TO DZIAŁA W PRAKTYCE?

Przyjmijmy, że środkiem przekazu (komunikacji) jest tablica reklamowa umieszczona w okolicy siedziby kancelarii. Oto jak potencjalny klient zareaguje na tę formę promocji.

I wyzwanie – przyciągnąć uwagę

Co myśli klient: (nowy) ciekawy szyld. W mojej dzielnicy jest kancelaria podatkowa. Do tej pory o tym nie wiedziałem.

II wyzwanie – utrzymać uwagę

Co myśli klient: kancelaria oferuje prowadzenie księgowości i dodatkowo można skorzystać z usług doradcy podatkowego.

III wyzwanie – wzbudzić chęć skorzystania z oferty

Co myśli klient: moja firma się rozwinęła. Samo księgowanie już mi nie wystarcza by czuć się bezpiecznie. Coraz częściej brakuje mi porady fachowca od podatków.

IV wyzwanie – zachęcić do działania

Co myśli klient: umówię się na spotkanie i dowiem się, co kancelaria może mi zaproponować.

Jak skonstruować skuteczny przekaz promocyjny?

Dwa poziomy komunikacji w doradztwie podatkowym

Promocja zawodu doradcy podatkowego jest prowadzona na dwóch płaszczyznach: w relacjach profesja – rynek oraz doradca podatkowy – klient. W ramach pierwszej wskazany jest przekaz jednolity dla całej grupy zawodowej, ale w relacjach kancelaria podatkowa – klient trzeba się wyróżnić, akcentując unikatowe cechy i korzyści oferowane klientowi.

Wspólny cel

Działania związane z promocją zawodu realizowane przez samorząd i każdego doradcę podatkowego mają jeden wspólny cel: zwiększenie rozpoznawalności profesji (kim jest doradca podatkowy, czym się zajmuje) oraz wskazanie korzyści, jakie dla klienta wynikają z nawiązania współpracy z doradcą podatkowym i przewagi w stosunku do podmiotów nieposiadających tytułu „doradca podatkowy”, a świadczących takie same lub podobne usługi.

Dwie płaszczyzny

Organy samorządu zawodowego za kwestię priorytetową uznają działania służące wzmocnieniu wizerunku zawodu doradcy podatkowego jako zawodu zaufania publicznego oraz promocję zawodu umożliwiającą zwiększenie potencjału rynkowego członków Izby (uchwała programowa IV KZDP). W tym celu KRDP na ostatnim posiedzeniu przyjęła strategię komunikacyjną KIDP na najbliższe lata. Dokument określa pożądany wizerunek doradcy podatkowego oraz proponowane działania, które pomogą w osiągnięciu zakładanych w strategii celów.

Przekazywanie i utrwalanie – szczególnie wśród przedsiębiorców – spójnego komunikatu: kim jest doradca podatkowy i dlaczego warto korzystać z jego usług, powinno być zadaniem wszystkich członków Izby. To jedyny sposób, aby wiedza na temat profesji zaistniała i została utrwalona w odbiorze społecznym. Sukces promocyjny ogółu z pewnością przełoży się na korzyści indywidualnego doradcy.

Promocja zawodu realizowana przez każdego doradcę powinna być więc oparta na opracowanym przez samorząd zestawie argumentów (komunikatów) definiujących profesję i wskazujących korzyści ze współpracy z doradcą podatkowym. Tymi argumentami może i powinien posługiwać się doradca w relacjach z otoczeniem. Mając do dyspozycji komunikaty dla poszczególnych grup – przedsiębiorców, studentów, instytucji itp., powinien się stać uczestnikiem i realizatorem strategii komunikacyjnej – z korzyścią dla siebie i całej Izby.

Określenie doradcy podatkowego jako zaufanego partnera biznesowego, gwaranta bezpieczeństwa firmy, wsparcia rozwoju biznesu oraz wskazanie korzyści dla klienta – wysokich kwalifikacji, tajemnicy zawodowej, ubezpieczenia OC, etyki itd. – to argumenty, którymi może i powinien się posługiwać każdy doradca.

I poziom komunikacji – argumenty związane z posiadaniem tytułu”doradca podatkowy”, używane przez wszystkich członków Izby

II poziom komunikacji – argumenty dotyczące danej kancelarii (doradcy podatkowego), akcentujące różnice i unikatowe korzyści dla klienta tej właśnie kancelarii

Konieczna synergia

Dla zbudowania jednolitego wizerunku zawodu i osiągnięcia celów biznesowych, którym służą działania promocyjne konieczne jest sformułowanie i komunikowanie jednolitego przekazu i utrwalanie go w dłuższej perspektywie czasu, w obrębie poszczególnych grup docelowych.

Argumenty dotyczące profesji mogą i powinny być wykorzystywane przez każdą osobę posiadającą tytuł doradcy podatkowego, ale chcąc wyróżnić się na tle konkurencji należy dodatkowo zbudować i upowszechniać komunikację niepowtarzalną, specyficzną tylko dla danej kancelarii.

Aby to zrobić, trzeba odkryć i zdefiniować niepowtarzalny profil swojej firmy. Obiektywne i rzeczowe spojrzenie na prowadzoną działalność i ujęcie tego za pomocą komunikatu – zrozumiałego i atrakcyjnego dla potencjalnego klienta, to niełatwe zadanie.

Ustalenie tożsamości i niepowtarzalnego profilu kancelarii, to pierwszy krok i niezbędny warunek zbudowania wizerunku i skutecznego promowania usług kancelarii.

Dlatego każda kancelaria – niezależnie od wielkości, planując promocję – nawet na najmniejszą skalę, powinna zacząć od określenia swojej tożsamości – zestawu cech, które w precyzyjny i przekonujący sposób zdefiniują jej działalność i pozwolą wyróżnić się na tle konkurencji. Taki przekaz jest fundamentem komunikacji skierowanej do potencjalnych klientów.

Dwa poziomy komunikacji w doradztwie podatkowym