Nowa danina bez ulg byłaby prostsza

Autor projektu podatku jednolitego sugeruje likwidację odliczeń na dzieci i wspólnego opodatkowania małżonków. Zapewne z tym pomysłem zostanie sam

Sąd: spółki komandytowo-akcyjne mogły się rozliczać na korzystnych zasadach

Spółki komandytowo-akcyjne mogły się rozliczać na korzystnych zasadach. Skarbówka musi oddać podatek.

Money

Money

Z. Maciej Szymik o certyfikatach ISO w kancelarii podatkowej

Trzy pytania o

certyfikat ISO w kancelarii podatkowej do…

Z. Macieja Szymika

doradcy podatkowego, dyrektora generalnego i partnera zarządzającego w GRUPIE Leader

1. Czy certyfikat ISO ma rację bytu w kancelarii doradcy podatkowego albo biurze rachunkowym?

Jak najbardziej tak! Doradcy podatkowi świadczą usługi niematerialne. Klient nie ma wystarczającej wiedzy i kompetencji do tego, by ocenić ich jakość. Zwykle podpisuje z nami umowę, bo któryś z zadowolonych klientów polecił nasze usługi. Rozpoczęcie współpracy obarczone jest zawsze pewnym ryzykiem: klient zastanawia się, czy usługi za które płaci są wykonywane prawidłowo i zgodnie z prawem. Skąd ma mieć pewność, że biuro należycie wywiązuje się z umowy – przestrzega terminów, poprawnie określa wysokość podatków itd.? Zwykle moment weryfikacji obietnic złożonych przez doradcę na początku współpracy i test kompetencji jego pracowników następuje wraz z pierwszą kontrolą podatkową w firmie klienta. I tu dochodzimy do sedna sprawy – certyfikat ISO praktycznie eliminuje po stronie klienta niepewność i ryzyko związane z wyborem kancelarii podatkowej lub biura rachunkowego. Ten dokument poświadcza wysoką jakość usług w sposób pewny i obiektywny. Zewnętrzny, wyspecjalizowany podmiot weryfikuje i stale sprawdza poziom jakości usług świadczonych przez doradcę podatkowego i jego pracowników. Posiadanie przez kancelarię lub biuro certyfikatu ISO to dla klienta informacja, że ktoś w obiektywny i profesjonalny sposób zweryfikował poziom jakości świadczonych usług oraz potwierdza ich wysoki poziom. To zdejmuje z klienta ryzyko błędnej decyzji, która może go sporo kosztować.

2. Jakie są korzyści z wdrożenia norm ISO w kancelarii podatkowej?

Pozytywne skutki certyfikacji działają zarówno wewnątrz kancelarii jak i na zewnątrz – przede wszystkim w odniesieniu do klientów. Praca przy ISO otworzyła nam oczy na wiele kwestii dotyczących działania kancelarii, których zupełnie nie dostrzegaliśmy, a które mają fundamentalne znaczenie dla jej właściwego – efektywnego i bezpiecznego funkcjonowania. Korzyści są widoczne w kilku obszarach. Po pierwsze, wdrożone procedury gwarantują wysoką jakość obsługi klienta, a nam pozwalają działać efektywnie, ograniczając niemal do zera ryzyko popełnienia błędu – co jest oczywiście istotne również z perspektywy klienta. Nasza kancelaria przygotowując się do wdrożenia ISO miała nieco ułatwioną sytuację, ponieważ od lat korzystamy z oprogramowania do zarządzania kancelarią, które niejako prowadzi pracownika po poszczególnych etapach procedur obsługi klienta, pilnując terminów, weryfikując tworzoną dokumentację itd. Dla potrzeb ISO musieliśmy jednak stworzyć pewne procedury od zera. Dotyczyło to m.in. obsługi reklamacji oraz badania satysfakcji klienta.

Druga, bardzo ważna, korzyść dotyczy kształtowania wizerunku kancelarii. System jakości stawia bowiem wymagania także wobec formy i treści dokumentów firmowych, umów, ofert, strony internetowej, stosowania systemu identyfikacji wizualnej itd.  Dzięki certyfikacji mamy pewność, że każda forma komunikatu wychodzącego z kancelarii wzmacnia nasz wizerunek, a w konsekwencji buduje silną markę.

I wreszcie trzecia korzyść: wysiłek włożony w opracowanie procedur skutkuje podniesieniem jakości usług i usprawnieniem organizacji kancelarii, ale co ważne jest to efekt trwały i długofalowy. Uzyskanie certyfikatu ISO jest celem samym w sobie – system ISO działa tak, że po wdrożeniu procedur firma jest regularnie sprawdzana pod kątem stosowania w codziennej pracy rozwiązań objętych systemem certyfikacji. Jeśli certyfikat staje się jedynie dokumentem zdobiącym ścianę biura, to nie mamy co liczyć za jego odnowienie..

3. Jak przebiega proces wdrożenia ISO i jakie wiążą się z tym koszty?

Nasza kancelaria posiada obecnie dwa certyfikaty. ISO 9001:2008  to certyfikat jakości potwierdzający prowadzenie nadzoru nad dokumentacją i zapisami, zaangażowanie kierownictwa w budowanie systemu zarządzania jakością oraz usystematyzowanie zarządzania zasobami i procesami realizacji usług w zakresie doradztwa podatkowego, doradztwa prawnego, outsourcingu usług księgowych i HR oraz audytów finansowych. Drugi certyfikat – ISO 27001: 2013 dotyczy bardzo szeroko rozumianego bezpieczeństwa danych i informacji. Uznaliśmy, że te dwie sfery naszej działalności – czyli wysoka jakość świadczonych usług i obsługi klienta oraz ochrona i bezpieczeństwo danych są kluczowe.

Proces wdrożenia trwał u nas około pół roku, a ze strony kancelarii zaangażowane były dwie osoby. Sam koszt wdrożenia (przygotowanie kancelarii do audytu) pod okiem profesjonalnego podmiotu dla dwóch wspomnianych certyfikatów wyniósł ok. 5 tys. zł. Koszt audytu przeprowadzonego przez firmę certyfikującą to ok. 7.000 zł (dla dwóch certyfikatów). Roczne opłaty związane z audytem nadzoru, czyli weryfikacją tego, czy przestrzegamy procedur – po pierwszym roku wyniosły w sumie 4.000 zł,  w trzecim roku trzeba się liczyć z podobną kwotą. Po czterech lat przychodzi czas na audyt wznawiający i wydanie nowego certyfikatu, co pociąga za sobą koszt ok. 6 000 zł. Ceny związane z wdrożeniem ISO nie są w żaden sposób regulowane, więc na rynku można znaleźć zarówno tańsze jak i droższe oferty. Do kosztów certyfikacji dochodzą jeszcze wydatki wynikające z konieczności przystosowania biura do wymagań ISO. Przykładowo w przypadku ochrony danych są to różnego rodzaju zabezpieczenia – alarmy, przygotowanie pomieszczeń i odpowiednich mebli do przechowywania dokumentów, zakup programów antywirusowych itp. Trzeba też wziąć pod uwagę czas własny lub pracowników poświęcony na przekazywanie informacji firmie certyfikującej, opracowywanie dokumentacji itd.

Zobacz stronę internetową GRUPY Leader

Zobacz inne rozmowy z cyklu „3 pytania do…”

Z. Maciej Szymik o certyfikatach ISO w kancelarii podatkowej

Kalendarze firmowe dla klientów na 2017 rok

Kalendarze firmowe 2017 dla klientów

Zbliża się koniec roku, a wraz z nim pora na zamawianie kalendarzy dla klientów i kontrahentów. Wiemy co zrobić, aby Wasze kalendarze były na tyle atrakcyjne, aby zagościły na biurkach i ścianach u osób, które nimi obdarujemy, nie dając zapomnieć o naszej firmie przez cały rok.

Podobnie jak e-booki póki co nie wyeliminowały papierowych książek, tak tradycyjne kalendarze firmowe współistnieją z plenerami i organizerami elektronicznymi, ciągle stanowiąc popularny i skuteczny instrument promocji.
Warto dobrze przemyśleć decyzję o zamówieniu kalendarzy, bo niezależnie od wysokości wydatku na ten cel szkoda zmarnować tej formy reklamy, która nadarza się tylko raz w roku i działa przez całe 12 miesięcy!

Wyzwanie pierwsze – użyteczność i wygląd

Odpowiedzmy sobie na proste pytanie: czy na miejscu obdarowanego chcielibyśmy nasz kalendarz powiesić na ścianie lub postawić na biurku i patrzeć na niego przez cały rok?
W wielu przypadkach jest tak, że zamawiamy corocznie te same kalendarze 

Wyzwanie drugie – wybór kalendarza

Niezwykle ważny jest wybór rodzaju kalendarza. Oto przegląd możliwości jakie mamy do wyboru.

kalendarze ścienne jednodzielne lub trójdzielne

Powierzchnia reklamowa (większa lub mniejsza w zależności od formatu kalendarza) umożliwia wstawienie zdjęcia (grafiki) oraz logotypu w główce (górnej części) kalendarza, pomiędzy kalendariami oraz w stopce. Decydując się na kalendarz jednodzielny kalendarium jest jedno, a w trójdzielnym trzy, co wpływa na jego wielkość.

kalendarze ścienne spiralowe

Mają mniejszy format niż trójdzielne, zbliżony do jednodzielnych. Kartki są spięte u góry spiralnym drucikiem, co umożliwia przekładanie, a nie wyrywanie kart. Ich zaletą jest to, że co miesiąc zmieniamy kartę odkrywając jedną z kolejnych dwunastu, co daje szersze możliwości reklamy i powoduje, że nie oglądamy tego samego obrazu przez cały rok. Powierzchnia wykorzystywana do promocji kancelarii jest dostępna w główce kalendarza oraz na dole, pod kalendarium.

kalendarze ścienne plakatowe

To kalendarz w formie plakatu zawieszany na ścianie przy pomocy listwy. Do wyboru mamy większe formaty, zazwyczaj A1 lub A2, ewentualnie B1 lub B2. Kalendarz ścienny listwowany daje do dyspozycji jedną, większą powierzchnię, na której można rozplanować logotyp, dane i hasła reklamowe, a tło mogą stanowić barwy firmowe.

kalendarze biurkowe

Zwane także piramidkami, to dwa w jednym: kalendarz i planer. Może być to 12-kartkowe kalendarium albo widok w układzie tygodniowym, z miejscem na notatki przy każdym dniu. Kalendarz można zapakować w kopertę złożony, jego rozłożenie jest zwykle bardzo proste. Takie kalendarze – w zależności od wybranego wariantu – daje możliwość umieszczenia reklamy (tekst i/lub grafika) na każdej karcie – obok kalendarium lub stopce (możliwości jest bardzo wiele).

Warto rozważyć zamówienie kalendarza biurkowego jako interesującą alternatywę dla najczęściej wybieranego kalendarza ściennego. Większa użyteczność, mniejszy koszt i podobne możliwości promocyjne – to najważniejsze argumenty przemawiające za wyborem tego rodzaju kalendarza.

kalendarze – planery na biurko

Planer, nazywany również planszetą lub biuwarem to rodzaj podkładki na biurko o dużym formacie. Poza kalendarium (zwykle 12 kart) ma miejsce na zapiski i notatki. Duży format daje możliwość umieszczenia reklamy, ale zazwyczaj dominująca jest treść, a nie grafika, która ogranicza się do niewielkich rozmiarów lub wyłącznie logotypu.

kalendarze listkowe (wizytówkowe)

Najtańszą i najprostszą formę mają kalendarze listkowe o formacie zbliżonym do wizytówki. Jedna strona jest wykorzystywana jako powierzchnia reklamowa, z druga to kalendarium. Choć nie jest to spektakularna forma promocji, z pewnością ma swoich zwolenników. Jej zaletą jest niska cena.

kalendarze książkowe

To najkosztowniejszy rodzaj kalendarza. Terminarz w formie książki może być w układzie dziennym lub tygodniowym, mamy do dyspozycji szeroką ofertę opraw z możliwością nadruku i tłoczenia, a także umieszczania własnych treści w samym kalendarium.

Wyzwanie trzecie – jak się zareklamujemy

Tak jak w przypadku każdej formy promocji, w przypadku kalendarzy trzeba trzymać się systemu identyfikacji wizualnej (aby budować markę) i stawiać na oryginalną, atrakcyjną dla oka grafikę (aby wyróżnić się). Poza logo, można dodać hasło reklamowe i oczywiście dane teleadresowe. 

Wyzwanie czwarte – sprawna dystrybucja

1. Terminy. Jeśli chodzi o terminy realizacji przyjmijmy zasadę – im wcześniej, tym lepiej. Po pierwsze, drukarnie i firmy produkujące kalendarze pod koniec roku wydłużają terminy realizacji z powodu dużej ilości zamówień. Po drugie, kalendarze trzeba przekazać klientom zanim zaopatrzą się w nie sami. A jeśli chodzi o konkurencję – kto pierwszy ten lepszy:)


2. Pakowanie. Decydując się na określony rodzaj kalendarza trzeba się zastanowić, jak będzie on pakowany i zamówić odpowiednie koperty (lub tuby w przypadku kalendarzy plakatowych lub planerów i dużym formacie).


3. Koszty. Decydując się na tę formę promocji trzeba liczyć się z kosztem projektu graficznego, druku i dystrybucji (opakowanie i wysyłka – część kalendarzy można przekazać klientom osobiście).

Kalendarze firmowe dla klientów na 2017 rok

Już jesień - pora na aktywną promocję!

Już jesień – pora na aktywną promocję kancelarii!

Minęły wakacje i rozpoczyna się najlepszy okres na działania promocyjne kancelarii podatkowych i biur rachunkowych. Koniec i przełom roku stwarzają najwięcej szans na pozyskanie nowych zleceń.

Ostatnie trzy miesiące roku to wystarczający czas by zawalczyć o nowych klientów, a także zadbać o to, by zatrzymać obecnych. Jeszcze nie jest za późno, więc dowiedz się jak to zrobić!

Bądź bardziej widoczny – daj się znaleźć potencjalnemu klientowi

Sprawdź, czy łatwo trafić do Twojego biura – czy lokal jest wyraźnie oznaczony (widoczny dla przechodniów, z czytelnym szyldem), upewnij się czy na Twojej stronie internetowej są aktualne dane do kontaktu (e-mail, telefon, adres, mapka dojazdu). Rozważ zamówienie baneru zewnętrznego i umieść go w okolicy, w której znajduje się kancelaria (biuro).

Sprawdź aktualność firmowej strony internetowej – jeśli jest taka potrzeba, zleć odświeżenie witryny, a przynajmniej zadbaj o aktualność danych i przypilnuj, aby ostatni wpis w „Aktualnościach” nie straszył datą sprzed roku. Pamiętaj, że na przełomie roku ruch na Twojej stronie może się zwiększyć, ponieważ klienci będą szukać i porównywać informacje na temat ofert różnych biur.

Bądź obecny w lokalnych mediach. Sprawdź, który dziennik ze stronami o tematyce gospodarczej i portal internetowy z działem „Biznes”, „Dla przedsiębiorcy” itp. są najpopularniejsze w zasięgu działania Twojej kancelarii (biura). Zapytaj o warunki zamieszczenia reklamy (ogłoszenia w gazecie, banera na stronie) lub artykułu (wypowiedź ekspercka, porada lub artykuł sponsorowany). Jeśli specjalizujesz się w obsłudze określonych branż, zaprezentuj swoją ofertę w publikacji profilowanej dla tego typu odbiorców.

Bywaj tam, gdzie są przedsiębiorcy. Sprawdź kalendarz targów oraz wydarzeń organizowanych w Twoim regionie z myślą o małych i średnich przedsiębiorcach, w tym start-upach (izby gospodarcze, cechy, organizacje wspierające biznes). Zainteresuj się, w jaki sposób dołączyć do organizacji networkingowych (więcej o nich przeczytasz tutaj).

Przygotuj materiały informacyjne. Zaopatrz się w wizytówki (jeśli trzeba, zaktualizuj dane), zleć przygotowanie ulotek, ewentualnie folderu, przejrzyj oferty wysyłane klientom. Zadbaj o profesjonalny wygląd dokumentów (papier firmowy, teczki z logo kancelarii/biura).

Poproś obecnych klientów o rekomendację. Pod koniec roku warto przełamać się i poprosić swoich klientów, aby polecali Twoje usługi innym przedsiębiorcom. Zastanów się, jak możesz podziękować klientowi za skuteczną rekomendację – niekoniecznie musisz obniżać cenę za usługę (to najbardziej popularna gratyfikacja) – lepiej obiecaj jakiś bonus (np. ekstra konsultacja, analiza itp.).

Zwiększ aktywność w mediach społecznościowych. Jeśli w ostatnim czasie ilość wpisów spadła, postaraj się w miarę regularnie dodawać nowe. Poszukaj i dodaj nowych znajomych – pamiętaj, że w ten sposób powiększasz liczbę osób, które będą mieć styczność z Twoimi firmą.

Zatroszcz się o obecnych klientów – wzmacniaj relacje, by nie ulegli konkurencji

Pamiętaj, że konkurencja tak jak Ty będzie starała się pozyskać nowych klientów i w ostatnich miesiącach roku zintensyfikuje swoje działania. Nie zawsze będą one etyczne i licz się z bezpardonową walką o każde zlecenie. W tym czasie szczególnie zadbaj o swoich klientów: podtrzymuj kontakt – spotykaj się, dzwoń, pisz do nich. Zapowiedz jakie udogodnienia, korzystne zmiany czekają na nich w przyszłym roku. Jeśli Wasza relacja osłabnie, klienci będą bardziej podatni na ataki konkurencji i mniej lojalni wobec Ciebie.

Zapraszam także do lektury moich artykułów

w serwisie Podatki Wolters Kluwer S.A.

– zakładka Moja kancelaria.

Już jesień - pora na aktywną promocję!

Prawa podatnika - pobierz i wykorzystaj w swojej kancelarii!

Prawa podatnika – pobierz i wykorzystaj w swojej kancelarii lub biurze rachunkowym!

Prawa podatnika – ich ochrona to najważniejsze zadanie stojące przed doradcą podatkowym. Równie ważna jest edukacja – u jej postaw leżu uświadamianie podatnikom z jakich uprawnień mogą skorzystać w relacjach z organami podatkowymi.

Tak jak każdy obywatel powinien znać swoje prawa wynikające z Konstytucji, tak każdy podatnik powinien orientować się w katalogu uprawnień jakie gwarantuje mu Ordynacja podatkowa.

Zachęcam Państwa do propagowania wśród swoich klientów dekalogu praw podstawowych podatnika wynikających z konstytucji podatkowej. Zapraszam do pobrania i korzystania z infografiki, która w prosty i przejrzysty sposób informuje o najważniejszych prawach przysługujących każdemu podatnikowi.

Grafikę można wydrukować i umieścić w widocznym dla klientów miejscu, przesłać mailem lub umieścić na stronie internetowej. Tych z Państwa, którzy są zainteresowani wydrukiem w formie plakatu z logo kancelarii proszę o wiadomość poprzez Formularz kontaktowy.

Pobierz PDF

Prawa podatnika - pobierz i wykorzystaj w swojej kancelarii!